Elektronische Rechnungspflicht ab 2025: Das sollten Sie wissen

Ab 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die elektronische Rechnungspflicht für B2B Geschäfte in Kraft. Dies bedeutet, dass alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen und bearbeiten können müssen. In diesem Artikel erfahren Sie, was dies für Ihr Unternehmen bedeutet, wie Sie sich vorbereiten und welche Vorteile die Umstellung mit sich bringt.

Was bedeutet die elektronische Rechnungspflicht?

Die elektronische Rechnungspflicht besagt, dass ab 2025 alle Rechnungen in einem strukturierten elektronischen (maschinenlesbaren) Format ausgestellt und empfangen werden müssen. Papierbasierte Rechnungen oder einfache PDF-Dokumente ohne strukturierten digitalen Datensatz sind dann nicht mehr zulässig. Ziel ist es, die Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen zu erhöhen und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Wer ist zur elektronischen Rechnungspflicht verpflichtet?

Die elektronische Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Auftraggebern, anderen Unternehmen oder selbstständigen Unternehmern haben. Dies schließt sowohl große Unternehmen als auch kleine und mittelständische Betriebe ein. 

Freiberufler und Einzelunternehmer sind ebenfalls zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet, wenn sie Rechnungen an andere Unternehmen oder öffentliche Auftraggeber senden.

Vorteile der elektronischen Rechnung

• Kosteneinsparungen: Reduzierung von Druck-, Versand- und Lagerkosten.
• Zeitersparnis: Schnellere Zustellung und Verarbeitung der Rechnungen.
• Umweltfreundlich: Verringerung des Papierverbrauchs.
• Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse minimieren manuelle Eingabefehler.
• Bessere Nachverfolgbarkeit: Einfachere Archivierung und Rückverfolgbarkeit der Rechnungen.

Vorbereitung auf die Umstellung

Um eine reibungslose Umstellung auf die elektronische Rechnungspflicht sicherzustellen, sollten Sie die folgenden Schritte unternehmen:

1. Bestandsaufnahme

• Überprüfen Sie Ihre aktuellen Rechnungsprozesse.
• Identifizieren Sie die benötigten Änderungen, um auf elektronische Rechnungen umzustellen.

2. Wahl der richtigen Software

• Suchen Sie nach geeigneter Software für die Erstellung und den Versand elektronischer Rechnungen.
• Achten Sie darauf, dass die Software den gesetzlichen Anforderungen entspricht (z.B. Lexoffice, sevdesk)

3. Schulung der Mitarbeiter

• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Software und den geänderten Prozessen.
• Informieren Sie über die gesetzlichen Anforderungen und den korrekten Umgang mit elektronischen Rechnungen.

4. Anpassung der IT-Infrastruktur

• Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Infrastruktur die Anforderungen für den Versand und Empfang elektronischer Rechnungen erfüllt.
• Implementieren Sie notwendige Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Daten.

5. Kommunikation mit Geschäftspartnern

• Informieren Sie Ihre Kunden und Lieferanten über die bevorstehende Umstellung.
• Stellen Sie sicher, dass auch Ihre Geschäftspartner bereit sind, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Praktische Tipps für die Umstallung auf E-Rechnung

• Frühzeitig planen: Beginnen Sie rechtzeitig mit der Umstellung, um mögliche Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben.
• Pilotphase einführen: Führen Sie eine Testphase mit ausgewählten Geschäftspartnern durch, um den neuen Prozess zu optimieren.
• Kontinuierliche Überwachung: Überwachen Sie den Umstellungsprozess und passen Sie bei Bedarf Ihre Strategie an.

Schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht

Januar 2025

• Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
• Wenn Sie andere elektronische Formate (wie PDF) versenden möchten, benötigen Sie die Zustimmung des Empfängers.
• Papierrechnungen sind für die ersten beiden Jahre noch erlaubt.

Januar 2027

• Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800k Euro müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.
• EDI-Formate weiterhin erlaubt (elektronischer Datenaustausch)
• Unternehmen mit einem Jahresumsatz von unter 800k Euro dürfen weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate versenden (zustimmungspflichtig).

Januar 2028

• Alle Unternehmen müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.

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Fazit für die Umsetzung

Die elektronische Rechnungspflicht stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, bietet jedoch auch zahlreiche Vorteile. Durch eine frühzeitige Planung und gezielte Vorbereitung können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen optimal auf die neuen Anforderungen vorbereitet ist und von den Vorteilen der elektronischen Rechnungsstellung profitiert. Wir empfehlen die Umstellung in Ruhe bereits im letzten Quartal 2024 durchzuführen, damit das neue Jahr reibungslos startet.