Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt – Tipps im richtigen Umgang mit offenen Forderungen

Prävention: Gute Vereinbarungen von Anfang an

Bereits bei der Erstellung eines Angebots oder einer Rechnung können Sie wichtige Maßnahmen ergreifen, um spätere Zahlungsschwierigkeiten zu vermeiden.

• Klare Zahlungsmodalitäten festlegen:
  Legen Sie in jedem Angebot und in jeder Rechnung deutlich die Zahlungsfrist fest. Typische Fristen sind z. B. 7, 14 oder 30 Tage.
  Gut zu Wissen: Wenn in einer Rechnung kein Fälligkeitsdatum angegeben ist, ist die Forderung sofort fällig. Das regelt § 271 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB).

       Hier einige wichtige Punkte dazu:

Verbraucher: Auch ohne Angabe einer Zahlungsfrist ist eine Rechnung sofort fällig. Für Verbraucher tritt der Verzug aber erst 30 Tage nach Zugang der Rechnung ein (§ 286 Abs. 3 BGB). Es sei denn, sie werden in der Rechnung ausdrücklich auf diese Regelung hingewiesen.

Geschäftskunden: Bei Geschäftskunden (Kaufleuten) tritt der Verzug automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein – selbst ohne expliziten Hinweis.

Tipp: Es ist trotzdem sinnvoll, ein konkretes Fälligkeitsdatum in der Rechnung anzugeben. Das macht die Zahlungsfrist für alle Beteiligten klarer und vermeidet Missverständnisse. Außerdem wirkt es professioneller. 

• Anzahlungen bei größeren Beträgen:
  Bitten Sie bei umfangreicheren Aufträgen um eine Anzahlung. Diese Praxis ist in vielen Branchen üblich und schafft Sicherheit, bevor Sie mit der Arbeit beginnen.
• Kommunikation ist alles:
  Oft haben Gründer keine Möglichkeit, eine aufwendige Bonitätsprüfung durchzuführen. Stattdessen sollten Sie den persönlichen Kontakt zu Ihrem Kunden suchen, um Vertrauen aufzubauen. Ein kurzes Gespräch zu Beginn der Zusammenarbeit hilft, Missverständnisse zu vermeiden.

Rechnungen korrekt und klar formulieren

Eine ordentliche Rechnung ist die Grundlage für eine reibungslose Zahlung:

• Wichtige Inhalte:
  Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnung alle notwendigen Angaben enthält, wie z. B. Fälligkeitstermin, Rechnungsnummer und Ihre Kontodaten.
• Hinweis auf Verzugsfolgen:
  Weisen Sie in der Rechnung freundlich, aber bestimmt darauf hin, dass Verzugszinsen und Mahnkosten entstehen, wenn die Zahlung nicht rechtzeitig erfolgt.

Was tun, wenn die Zahlung ausbleibt?

Auch bei besten Vorsätzen kann es vorkommen, dass ein Kunde nicht zahlt. Hier sind die nächsten Schritte:

• Freundliche Erinnerung:
  Senden Sie 5–7 Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist eine höfliche Zahlungserinnerung. In dieser sollten Sie die offene Rechnung erneut anhängen und dem Kunden die Möglichkeit bieten, Missverständnisse zu klären.
• Mahnung mit Frist:
  Wenn nach der Erinnerung keine Zahlung eingeht, schicken Sie eine Mahnung. Setzen Sie eine klare Zahlungsfrist (z. B. 7 Tage) und erklären Sie, dass bei weiterer Nichtzahlung zusätzliche Schritte eingeleitet werden können.
• Keine Angst vor Konsequenzen:
  Scheuen Sie sich nicht davor, auch bei kleineren Aufträgen konsequent zu bleiben. Eine Mahnung ist nichts Persönliches, sondern ein notwendiger Teil der Geschäftsabwicklung.

Praktische Lösungen für Gründerinnen und Gründer

Für GründerInnen ohne großes Budget oder umfangreiche Prozesse gibt es einfache Möglichkeiten, Forderungen zu managen:

• Automatisierte Tools nutzen:
  Viele Buchhaltungsprogramme wie Lexoffice oder SevDesk bieten Funktionen für Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
• Vermeiden Sie Rechtsstreitigkeiten:
  Bleiben Sie in der Kommunikation höflich und professionell. Oft lassen sich Lösungen finden, bevor externe Unterstützung notwendig wird.
• Verjährungsfristen beachten:
  Zum Jahresende sollten Sie überprüfen, ob offene Forderungen bald verjähren könnten. Forderungen verjähren in der Regel nach drei Jahren (§ 195 BGB), gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist.

Externe Hilfe: Wann es sinnvoll ist

Wenn Ihre Mahnungen ignoriert werden, ist es manchmal notwendig, professionelle Unterstützung hinzuzuziehen:

• Inkasso oder Mahnverfahren:
  Sie können ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten, um die Verjährung zu hemmen und den Anspruch durchzusetzen. Inkassodienstleister können bei der Einziehung helfen (die Kosten für das Inkasso muss der Schuldner tragen).
• Kosten im Blick behalten:
  Externe Hilfe (Anwal) kostet jedoch unter Umständen Geld, daher sollten Sie vorher abwägen, ob sich der Aufwand für die Höhe der Forderung lohnt.

Keine Angst vor Mahnungen an “gute” Kunden

Viele Gläubiger scheuen sich davor, ihre „guten“ Kunden zu mahnen, weil diese dann ggfs. keine Aufträge mehr erteilen. Scheuen Sie sich nicht davor, auch diese Kunden zu mahnen. Sollte sich Ihr Kunde über eine Mahnung echauffieren, schieben Sie es auf etwaige Automatismen in der Buchhaltung. Bei der Gelegenheit fragen Sie aber nach, warum die Rechnung noch nicht bezahlt ist. Es muss Ihnen auch nicht unangenehm sein, jemanden zu mahnen; vielmehr sollte es dem Kunden unangenehm sein. Sie haben nichts von Kunden, die Ihre Rechnungen nicht bezahlen.

Fazit: Jetzt handeln, bevor es zu spät ist und der Anspruch verjährt

Auch als Gründer sollten Sie konsequent bei ausbleibenden Zahlungen vorgehen. Klare Kommunikation, gut strukturierte Rechnungen und frühzeitiges Handeln sind die Schlüssel, um Zahlungsausfälle zu vermeiden. Nutzen Sie das Jahresende, um offene Forderungen zu prüfen, und leiten Sie rechtzeitig Maßnahmen ein, um finanzielle Verluste zu vermeiden.

Mit diesen Schritten starten Sie nicht nur finanziell gesichert ins neue Jahr, sondern schaffen auch eine professionelle Basis für zukünftige Geschäftsbeziehungen.

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